Khi tôi nhắn tin cho một người bạn về điều này, cậu ấy lập tức nhắn lại cho tôi tò mò: "Mình đang có 3 email trong hộp thư đến, thế thì tính cách của mình như thế nào?"

"Vậy thì cậu là ‘kẻ tồi tệ’ đấy", tôi nhắn lại.

Nhưng dĩ nhiên, "tồi tệ" ở đây có nghĩa "khả năng quản lý cuộc sống của cậu là tất cả những gì tôi khao khát, do vậy tôi rất ghen tỵ"

Quản lý hộp thư không được coi trọng như khả năng giao tiếp hay làm việc nhóm. Nhưng khi một nhân viên không trả lời nhanh chóng email của đồng nghiệp, họ sẽ nhận định người này là một nhân viên vô tổ chức và lười biếng", Richard Moran, CEO công ty tư vấn Frost & Sullivan cho biết.

Tất nhiên, không thể nhìn vào hộp thư đến của bất kỳ ai và khẳng định chắc chắn người đó là một người làm việc năng suất hay kém hiệu quả. Bởi thực chất, cách quản lý email của bạn phụ thuộc rất nhiều vào nghề nghiệp. Ví dụ, nếu công ty của bạn có những quy chuẩn quản lý thư, thì bạn cũng bắt buộc phải tuân theo mà thôi.

Nhưng sau cuộc trò chuyện với những chuyên gia tâm lý, tôi cũng đã có thêm nhiều hiểu biết quan trọng và mối liên hệ giữa thói quen quản lý email và đặc điểm tính cách. Dưới đây là những điều tôi đúc rút được: Có 3 loại tính cách được phân ra theo cách bạn "đối xử" với hòm thư điện tử của mình.

"Hành động ngay": Một khi nhìn thấy tin nhắn trong hộp email của mình, bạn sẽ xử lý nó ngay

Những người như vậy sẽ đọc email, gửi phản hồi nếu cần thiết và xóa chúng ngay lập tức (nếu không còn hữu dụng) hoặc lưu trữ trong mục cụ thể. Số lượng email chưa đọc của những người này thường dao động quanh số 0.

Larry Rosen, tiến sĩ, nhà tâm lý học nghiên cứu và tác giả của  " iDisorder: Understanding Our Obsession With Technology and Overcoming its Hold on Us ", tạm dịch: "iDisorder: Thấu hiểu nỗi ám ảnh với công nghệ và vượt qua sự kìm hãm của bản thân", thừa nhận ông cũng rơi vào trường hợp này. Khi không kiểm tra hộp thư đến một thời gian, ông cảm thấy bồn chồn và lo lắng.

Theo khoa học, bộ não của những người thuộc nhóm "hành động ngay" này thường có mong muốn kiểm soát mọi điều điễn ra quanh mình. Một hộp thư hỗn loạn gây ra sự lo lắng, ngược lại, những tin nhắn được sắp xếp và dọn dẹp sẽ dập tắt điều này, ít nhất trong tạm thời.

Nhiều người vẫn ổn khi rời khỏi những khu vực họ biết rõ và quen thuộc, cũng như việc để mặc hộp thư đang hỗn độn. Nhưng nhiều người thì không như vậy. "Họ cần có cảm giác là họ có thể kiểm soát mọi thứ", Rosen nói.

Ông chia sẻ mình thường dùng một phần mềm giúp quản lý hộp thư giúp những tin nhắn của mình luôn được sắp xếp theo trật tự.

"Người lo nghĩ": Họ đọc hết tất cả những email gửi đến, nhưng lại chẳng xóa dù chỉ 1 cái

Theo Pamela Rutledge, tiến sĩ, giám đốc trung tâm nghiên cứu tâm lý truyền thông, có một vài lời giải thích về tiềm năng của loại hành vi này. Một là chủ nghĩa cầu toàn: "Những người cầu toàn lưu email đã đọc với ý nghĩ rằng họ sẽ dùng chúng sau này. Họ luôn có một danh sách những việc cần làm quá dài đến mức không bao giờ làm hết được", ông nói.

Về cơ bản, lưu email lại là một cách tự đánh lừa bản thân rằng mình sẽ giải quyết hết mọi chuyện mình cần phải hoàn thành.

Pamela cũng nêu ra quan sát rằng việc xóa email khiến những "người lo nghĩ" cảm thấy quá rủi ro. "Họ lo nghĩ rằng những email đó có thể sẽ cần dùng tới trong tương lai. Việc không xóa đi thứ gì khiến họ cảm thấy an toàn", ông nói.

Những người "không quan tâm"

Phải thú nhận rằng tôi đã cố gắng nhiều hơn để tìm hiểu về suy nghĩ của những người này. Theo Ron Friedman, tiến sĩ, tác giả của  " The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace ", tạm dịch:  "Nơi làm việc tốt nhất: Nghệ thuật và khoa học tạo ra một môi trường làm việc phi thường", việc giữ hàng nghìn email chưa đọc trong hộp thư đến của bạn không nhất thiết là một hành vi có vấn đề.

Một mặt, việc để lại những email chưa đọc biểu thị rằng bạn đang bị "choáng ngợp" đến không xử lý được, hoặc bạn chẳng có công việc gì cần dùng đến email. Một mặt khác, "bạn có thể nhận ra rằng việc quản lý cũng như sắp xếp những email đó không giúp bạn đạt được tiến bộ. Và đó cũng là một dấu hiệu của sự thông minh", Ron nhận định.

Một số "người không quan tâm" có thể có sự tổ chức và làm việc hiệu quả hơn những người khác.

Vào năm 2001, Steve Whittaker và Julia Hirschberg đã nghiên cứu về hành vi của những người "ngăn nắp" (phân loại các tài liệu ngay lập tức) và những người "bừa bộn" (để giấy tờ chất đống trên bàn mình hoặc bất kỳ chỗ nào tiện).

Kết quả thật đáng ngạc nhiên, các nhà nghiên cứu thấy rằng những người ngăn nắp lại lưu giữ vô vàn những thứ tư liệu vô dụng. Đó là điều thường xảy ra khi ta ngay lập tức phân loại các tư liệu trước khi thực sự hiểu rõ, và biết được chúng nên được dùng ở đâu trong những việc mình đang làm, và liệu có nên giữ chúng lại hay không.

Trong khi đó, những người bừa bộn lại có kết quả khả quan hơn. Họ khá quyết đoán khi vứt đi những tư liệu không cần thiết. Và khi thực sự phải phân loại, sắp xếp cái gì đó, chắc chắn là họ hiểu rõ về chúng. Kết quả là, họ có được những thư mục lưu trữ gọn gàng, thiết thực và có ích hơn.

Xét cho cùng Ron nói: "Email phản ánh mức cần thiết của người khác dành cho bạn, chứ không nhất thiết là công việc quan trọng đòi hỏi sự chú ý của bạn ngay lập tức".